Assistant·e Administratif·ve - Chargé·e de Scolarité - Communaute d'Agglomeration du Grand Angouleme H/F - Structures de coopération territoriale

En collaboration avec la coordinatrice du service scolarité et en lien avec l'équipe pédagogique et les usagers du conservatoire, vous assurerez la gestion des dossiers du service scolarité (inscriptions et facturation, suivi pédagogique, organisation et suivi des évaluations etc.), selon l'organisation et le calendrier scolaire de l'établissement.

Suivi administratif du service scolarité : en binôme avec la coordinatrice du service
- Assister le/la conseiller.e aux études pour le suivi pédagogique des élèves
- Réaliser le suivi administratif des dossiers des élèves et familles à l'aide des logiciels métiers
- Élaborer et transmettre la communication aux familles
- Assurer la préparation et le suivi des évaluations et examens
- Suivre l'emploi du temps général des salles
- Établir les feuilles de présence des élèves pour les enseignants
- Relever les présences et absences des élèves
- Organiser et superviser les élections des représentants des élèves
- Préparer et suivre le déroulement des Z'ADI (ateliers de découverte instrumentale)
- Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers enseignants
- Réceptionner et gérer les demandes de reports de cours
Suivi du parc instrumental : en binôme avec assistante financière & chargée d'accueil
- Assurer le suivi de l'inventaire instrumental
- Mettre en place et suivre des locations d'instruments aux élèves
- Travailler en binôme en fin et début d'année scolaire sur la réception et répartition des instruments élèves + orchestre à l'école

Assurer le suivi des jurys d'examens
- Seconder le secrétariat de direction pour la recherche de personnes compétentes à l'occasion de la mise en place des jurys d'examen

- Titulaire, ou lauréat du concours, à défaut bénéficier d'une expérience d'assistante si possible dans un service de scolarité
- Avoir le sens du service public, de l'écoute et du dialogue
- Avoir une bonne aisance à l'oral et maîtriser les techniques de communication
- Maitriser les techniques de secrétariat, d'archivage et de gestion de planning
- Capacité à appréhender et gérer des situations conflictuelles
- Apprécier le travail en équipe
- Savoir rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
- Une bonne connaissance de la suite Office et des logiciels métiers (OWA, iMuse, DuoNet, Ciril finance) serait un plus

• Gestion de l'emploi du temps