Adjoint Administratif Chargé du Secrétariat de la Direction - Tribunal Judiciaire d'Angoulême H/F - Direction des services judiciaires - CA BORDEAUX

Le tribunal judiciaire d'Angoulême est une juridiction de droit commun de première instance en matière civile, pénale et commerciale compétente pour les litiges n'ayant pas été attribués à une autre juridictionComposition et effectifs du service : La juridiction comprend 21 magistrats du siège et 7 magistrats du parquet ainsi que 81 fonctionnaires et contractuelsVotre hiérarchie : l'agent en charge du secrétariat de la direction est placé sous l'autorité du directeur de greffe. Vos interlocuteurs métiers : Les auxiliaires de justice ; les usagers du service public ; les partenaires institutionnels.
Placé sous l'autorité du directeur de greffe, l'adjoint administratif en charge du secrétariat de la direction de greffe assiste le directeur de greffe dans la gestion quotidienne de son travail1- Secrétariat de la direction de greffe Ø Accueil physique et téléphoniqueØ Gestion du courrier papier et électronique (réception, enregistrement, remise au destinataire concerné, suivi) et gestion de la boîte structurelle du serviceØ Diffusion des notes, circulaires et autres documentsØ Etablissement des états des astreintes mensuellesØ Etablissement et mise à jour des tableaux de permanence du greffeØ Rédaction de notes, rapports et courriers selon les instructionsØ Classement et archivage des documents et dossiers selon les textes en vigueurØ Mise à jour et suivi des dossiers administratifs des fonctionnairesØ Suivi quotidien des situations administratives et transmission des pièces au SAIR (maladie, congés, temps partiel, CET...)Ø Collecte, enregistrement et suivi des documents des agents (fiche de renseignement, CET, fiches horaires ...)Ø Notification des arrêtés et autres documents administratifsØ Transmission des documents administratifs au SAIRØ Classement, organisation et gestion du dossier partagé du secrétariat et de la directionØ Participation aux opérations administratives de recrutement et à la diffusion des informations aux nouveaux arrivants (mise en forme du dossier nouveaux arrivants)Ø Suivi des remises de clés, badges et tamponsØ Suivi des réservations de véhicules de service et préparation des autorisationsØ Mise à jour des annuaires, organigrammes et listes de diffusionØ Enregistrement des bordereaux d'archives dans ESABORAØ Gestion de la badgeuse hors demandes de congés, déclarations de badgeage et anomaliesØ Gestions des pièces et des congés des agents contractuelsØ Suivi des autorisations et des jours de télétravail2- Cellule de gestionØ Gestion de la boîte structurelleØ Recensement et collecte des besoins en matière mobilière et immobilièreØ Demande de devis, préparation des commandesØ Formalisation des demandes d'achatØ Suivi des commande et formalisation des services faitsØ Saisie des demandes d'intervention en matière immobilièreØ Suivi des marchés publics, vérification des devisØ Suivi des dépenses des différents budgets (fonctionnement courant, mesures nouvelles, proximité, BOP 101)Ø Traitement des demandes du SAIR et du pôle ChorusØ Soutien de la directrice en matière immobilière3- Missions transversalesØ Participation à l'ouverture générale du courrier selon un roulement définiØRéférent Chorus DT

Connaissances :Applicatifs métiersCircuits administratifsOrganisation judiciaire et administrativeOutils bureautiqueSavoir-être :Avoir le sens de l'organisationAvoir le sens des relations humainesFaire preuve de capacité d'adaptationFaire preuve de polyvalenceFaire preuve de discrétionFaire preuve de rigueur et de vigilanceSavoir-faire :Donner une information juridique et/ou procéduraleMaîtriser les techniques d'accueil physique ettéléphoniqueMaîtriser les techniques de classement et d'archivageMaîtriser les nouvelles technologiesTravailler en équipe

• Préparation des commandes
• Logiciels bureautiques
• Traitement du courrier
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation