Adjoint Administratif Chargé du Secrétariat de la Direction - Tribunal Judiciaire d'Angoulême H/F - Direction des services judiciaires - CA BORDEAUX

Le tribunal judiciaire d'Angoulême est une juridiction de droit commun de première instance en matière civile, pénale et commerciale compétente pour les litiges n'ayant pas été attribués à une autre juridiction

Composition et effectifs du service : La juridiction comprend 21 magistrats du siège et 7 magistrats du parquet ainsi que 81 fonctionnaires et contractuels

Votre hiérarchie : l'agent en charge du secrétariat de la direction est placé sous l'autorité du directeur de greffe.

Vos interlocuteurs métiers : Les auxiliaires de justice ; les usagers du service public ; les partenaires institutionnels.

Placé sous l'autorité du directeur de greffe, l'adjoint administratif en charge du secrétariat de la direction de greffe assiste le directeur de greffe dans la gestion quotidienne de son travail

1- Secrétariat de la direction de greffe

Ø Accueil physique et téléphonique

Ø Gestion du courrier papier et électronique (réception, enregistrement, remise au destinataire concerné, suivi) et gestion de la boîte structurelle du service

Ø Diffusion des notes, circulaires et autres documents

Ø Etablissement des états des astreintes mensuelles

Ø Etablissement et mise à jour des tableaux de permanence du greffe

Ø Rédaction de notes, rapports et courriers selon les instructions

Ø Classement et archivage des documents et dossiers selon les textes en vigueur

Ø Mise à jour et suivi des dossiers administratifs des fonctionnaires

Ø Suivi quotidien des situations administratives et transmission des pièces au SAIR (maladie, congés, temps partiel, CET...)

Ø Collecte, enregistrement et suivi des documents des agents (fiche de renseignement, CET, fiches horaires ...)

Ø Notification des arrêtés et autres documents administratifs

Ø Transmission des documents administratifs au SAIR

Ø Classement, organisation et gestion du dossier partagé du secrétariat et de la direction

Ø Participation aux opérations administratives de recrutement et à la diffusion des informations aux nouveaux arrivants (mise en forme du dossier nouveaux arrivants)

Ø Suivi des remises de clés, badges et tampons

Ø Suivi des réservations de véhicules de service et préparation des autorisations

Ø Mise à jour des annuaires, organigrammes et listes de diffusion

Ø Enregistrement des bordereaux d'archives dans ESABORA

Ø Gestion de la badgeuse hors demandes de congés, déclarations de badgeage et anomalies

Ø Gestions des pièces et des congés des agents contractuels

Ø Suivi des autorisations et des jours de télétravail

2- Cellule de gestion

Ø Gestion de la boîte structurelle

Ø Recensement et collecte des besoins en matière mobilière et immobilière

Ø Demande de devis, préparation des commandes

Ø Formalisation des demandes d'achat

Ø Suivi des commande et formalisation des services faits

Ø Saisie des demandes d'intervention en matière immobilière

Ø Suivi des marchés publics, vérification des devis

Ø Suivi des dépenses des différents budgets (fonctionnement courant, mesures nouvelles, proximité, BOP 101)

Ø Traitement des demandes du SAIR et du pôle Chorus

Ø Soutien de la directrice en matière immobilière

3- Missions transversales

Ø Participation à l'ouverture générale du courrier selon un roulement défini

ØRéférent Chorus DT

Connaissances :
Applicatifs métiers
Circuits administratifs
Organisation judiciaire et administrative
Outils bureautique

Savoir-être :
Avoir le sens de l'organisation
Avoir le sens des relations humaines
Faire preuve de capacité d'adaptation
Faire preuve de polyvalence
Faire preuve de discrétion
Faire preuve de rigueur et de vigilance

Savoir-faire :
Donner une information juridique et/ou procédurale
Maîtriser les techniques d'accueil physique et
téléphonique
Maîtriser les techniques de classement et d'archivage
Maîtriser les nouvelles technologies
Travailler en équipe

• Préparation des commandes
• Logiciels bureautiques
• Traitement du courrier
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation